Die Anfänge des heutigen Stadtarchivs liegen um 1220. Es diente zunächst der Sicherstellung und Aufbewahrung von Dokumenten zur Rechtsicherung (z. B. Kauf- oder Schutzverträge), meist in Form von Urkunden auf Pergament. Ab dem 15. Jahrhundert kamen auch die in Akten gesammelten Schriftstücke hinzu, die zu Rechtsgeschäften führten. Zuständig für die Sammlung und Aufbewahrung war der Stadtschreiber. Im Laufe der Zeit kam mit zunehmender Systematisierung der Verwaltung die Aufgabe der Organisation der An- und Ablage von Akten (Registratur) hinzu. Beide Aufgaben übernahm der Stadtsekretär, der auch die Protokollbücher bei den Ratssitzungen führte.

Bis auf eine kurze Unterbrechung am Ende des Dreißigjährigen Krieges, als die Stadt Herford von brandenburgischen Truppen eingenommen und Teile des Archivs kurzzeitig nach Berlin überführt wurden, änderte sich bis zum Beginn des 19. Jahrhunderts nichts an der Situation des Archivs. Mit zunehmendem Verwaltungswachstum trennten sich dann aber nach und nach die Tätigkeitsfelder der Registratur und des Archivs. Ab 1828 nahm sich der historisch sehr interessierte Bürgermeister August Viktor Wilhelm Rose der Archivbestände an. Nach gründlicher Sichtung des Archivgutes erstellte er Verzeichnisse, auf denen heute noch zahlreiche Findmittel des Stadtarchivs Herford beruhen, und erweiterte die Archivbestände um zahlreiche Abschriften von Urkunden und Akten.

Nach dem Abriss des AltstädterRathauses auf dem Alten Markt 1878 wechselten die Abteilungen der Stadtverwaltung und auch das Archiv häufig die Räumlichkeiten. 1900 wurden die historisch wichtigen Urkunden und Akten schließlich in das Staatsarchiv Münster überführt, wo auch schon die Unterlagen der ehemaligen Abtei Herfords lagerten, da die sachgerechte Aufbewahrung und Bearbeitung dort vorerst besser möglich war. Die restlichen, unbearbeiteten Akten und die laufende Registratur wanderten bis zum Neubau des Rathauses (Fertigstellung 1916) durch verschiedene Gebäude, wobei ein Teil scheinbar spurlos verschwand. Einige Akten gelangten auch in das vom Herforder Verein für Heimatkunde (heute: Verein für Herforder Geschichte e. V.) betreute Museum, dessen ehrenamtlicher Museumsleiter Gustav Schierholz 1942 offiziell mit der Archivpflege betraut wurde. 

Der seit 1958 hauptamtliche Museumsleiter Dr. Rainer Pape bewirkte 1964 gemeinsam mit dem Herforder Verein für Heimatkunde die Rückführung der Archivbestände aus Münster mit dem Ziel, in  Herford ein Kulturzentrum bestehend aus Stadtarchiv, Heimatverein und städtischem Museum entstehen zu lassen. Fortan waren Städtisches Museum und Stadtarchiv eine gemeinsame Dienststelle unter der Leitung von Dr. Pape. Der Bearbeitungsrückstand des Archivguts war aber aus Personalmangel nicht zu bewältigen, so dass trotz Erlass einer Benutzungsordnung 1965 keine intensive Archivbenutzung möglich war. Im selben Jahr noch tauchte ein Teil der verloren geglaubten Akten auf dem Dachboden des neuen Rathauses wieder auf. 1974 wurde dann Archivmitarbeiter Friedrich-Wilhelm Claßen eingestellt, der begann, die Archivalien zu reinigen, zu ordnen und zu verzeichnen. Untergebracht wurde das Stadtarchiv ab 1975 in den ehemaligen Gefängnisräumen im Keller des Rathauses, die Archivbenutzung fand aber in den Räumen des Heimatmuseums statt und war nach wie vor nur bedingt möglich, da zunächst nur die ältesten Archivalien verzeichnet wurden und die räumliche Trennung von Archiv und Museum den Zugang erschwerte. Im Museum selbst lagerten die Zeitungssammlung, die Fotosammlung und die Heimatbücherei.

1986 wurde das Archiv erneut umgelagert, diesmal in die Räume der ehemaligen Polizeidienststelle in der Elverdisser Straße. Die restlichen Archivbestände aus dem Museum und das Kreisarchiv wurden 1989/1990 schließlich ebenfalls dorthin überführt. Im Jahr 1988 wurde der Vertrag zur Errichtung eines gemeinsamen Kommunalarchivs von Stadt und Kreis Herford unterzeichnet. Im Januar 1997 zog das gesamte Kommunalarchiv in den Altbau des Herforder Kreishauses in der Amtshausstraße 2 um, wo es sich bis heute befindet.               

Die Aufgabe des Kreisarchivs ist es, die Unterlagen der Kreisverwaltung zu sichern, als auch das Kreisgebiet betreffende wichtige Dokumente zu archivieren und zugänglich zu machen. Das Verwaltungsschriftgut der Kreisverwaltung deckt den Zeitraum seit Gründung im Jahr 1816 bis heute ab. Auch das Archiv der Stadt Enger und das Archiv der Gemeinde Hiddenhausen werden durch das Kreisarchiv betreut. Die Bestände befinden sich ebenfalls in den Magazinen des Kreisarchivs in der Amtshausstraße 2 am Standort in Herford. Die Mitarbeiter des Kreisarchivs sind Ansprechpartner für Fragen zur Regionalgeschichte und betreiben eigene Forschungen zur Geschichte im Kreis Herford. 

Die heutigen Grenzen des Kreises gehen auf die im Spätmittelalter entstandenen Territorien Minden und Ravensberg zurück. 1811 wurden die nordwestlich der Flüsse Aa, Werre und Weser gelegenen Gebiete Minden-Ravensbergs Teil des Kaiserreichs Frankreich. Nach Ende der französischen Herrschaft begann 1815 die Neugliederung Preußens. Mit der Verordnung Nr. 119 der königlich-preußischen Regierung zu Minden vom 18.10.1816 die "Kreis-Eintheilung betreffend", wurden die Kreise Bünde und Herford gegründet.

Naturräumlich liegt der Kreis Herford im Nordosten von Nordrhein-Westfalen – zwischen Wiehengebirge und Teutoburger Wald. Das Kreisgebiet zählt zum Weserbergland. Die Ausdehnung des Kreises beträgt in Ost-West-Richtung 35 km und in Nord-Süd-Richtung 23 km. Der Kreis Herford umfasst rund 450 km² Fläche und setzt sich aus sechs Städten (Bünde, Enger, Herford, Löhne, Spenge, Vlotho) und drei Gemeinden (Hiddenhausen, Kirchlengern, Rödinghausen) zusammen.